Порядок ведення обліку дітей шкільного віку та учнів
ПОСТАНОВА від 13 вересня 2017 р. № 684
ПОРЯДОК ведення обліку дітей шкільного віку та учнів
1. Цей Порядок визначає механізм обліку дітей шкільного віку та учнів, що ведеться з метою забезпечення здобуття ними загальної середньої освіти.
2. Терміни, що вживаються у цьому Порядку, мають таке значення:
діти шкільного віку — особи у віці 6—18 років, які повинні здобувати загальну середню освіту;
учні — особи, які здобувають загальну середню освіту у навчальному закладі;
навчальний заклад — загальноосвітній, професійно-технічний, вищий навчальний заклад, що забезпечує здобуття загальної середньої освіти.
Інші терміни вживаються у значенні, наведеному в Законах України “Про освіту”, “Про загальну середню освіту”, “Про захист персональних даних”, “Про органи і служби у справах дітей та спеціальні установи для дітей”.
3. Обробка та захист персональних даних дітей шкільного віку та учнів під час їх обліку здійснюються відповідно до вимог Закону України “Про захист персональних даних”.
4. Облік дітей шкільного віку ведеться в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці (району, міста, району у місті, селища, села).
Районні, районні у містах держадміністрації та міські, селищні, сільські ради, у тому числі об’єднаних територіальних громад, їх виконавчі органи (далі — уповноважені органи) із залученням відповідних територіальних органів Національної поліції та служб у справах дітей організовують ведення обліку дітей шкільного віку.
5. Уповноважені органи:
1) організовують ведення обліку дітей шкільного віку, які проживають чи перебувають в межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці, шляхом створення та постійного оновлення реєстру даних про них (на кожний рік народження окремо) (далі — реєстр);
2) визначають структурний підрозділ (посадову особу), відповідальний за створення та постійне оновлення реєстру (далі — структурний підрозділ);
3) закріплюють територію обслуговування за загальноосвітніми навчальними закладами, що належать до сфери їх управління (крім загальноосвітніх навчальних закладів, зарахування до яких здійснюється виключно за результатами конкурсного відбору або за направленням в установленому порядку).
6. Структурним підрозділом до реєстру вносяться такі персональні дані дитини шкільного віку: прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), дата народження, місце проживання чи перебування, місце навчання (навчальний заклад), форма навчання та належність до категорії осіб з особливими освітніми потребами (далі — дані).
Дані дитини шкільного віку видаляються з реєстру у разі:
досягнення нею повноліття;
здобуття нею повної загальної середньої освіти;
наявності письмово підтвердженої інформації про взяття її на облік (включення до реєстру) на території іншої адміністративно-територіальної одиниці;
її вибуття на постійне місце проживання за межі України (з припиненням здобуття загальної середньої освіти в Україні).
7. Структурні підрозділи для забезпечення прав дітей шкільного віку на здобуття загальної середньої освіти та з дотриманням вимог Законів України “Про інформацію” і “Про захист персональних даних” мають право:
отримувати дані дітей шкільного віку від служб у справах дітей, спеціальних установ та закладів, які здійснюють їх соціальний захист і профілактику правопорушень, місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування інших адміністративно-територіальних одиниць, житлово-експлуатаційних організацій та навчальних закладів;
використовувати для створення та оновлення реєстру отримані дані, у тому числі з інших реєстрів або баз даних.
Залучення працівників навчальних закладів до організації та ведення обліку дітей шкільного віку забороняється.
8. Структурний підрозділ протягом 10 робочих днів з дня отримання даних здійснює їх обробку, у тому числі звіряє їх з даними реєстру та у разі потреби вносить до нього відповідні зміни і доповнення.
Дані також можуть бути внесені до реєстру відповідно до письмової заяви батьків (одного з батьків) дитини шкільного віку чи інших законних представників або її сканованої копії у разі її подання відповідному структурному підрозділу.
У разі коли місце навчання (навчальний заклад) дитини шкільного віку не встановлено, структурний підрозділ протягом п’яти робочих днів з дня встановлення відповідного факту надає наявні в реєстрі її дані відповідному територіальному органу Національної поліції та службi у справах дітей для провадження діяльності відповідно до законодавства, пов’язаної із захистом права дитини на здобуття загальної середньої освіти.
9. На підставі даних реєстру структурний підрозділ складає і подає статистичний звіт про кількість дітей шкільного віку за формою та у порядку, затвердженому МОН.
На підставі статистичних звітів про кількість дітей шкільного віку складаються і подаються зведені статистичні звіти за формою та у порядку, затвердженому МОН.
10. Облік учнів ведуть навчальні заклади, які подають щороку не пізніше 15 вересня відповідному структурному підрозділу дані всіх учнів, які до нього зараховані.
11. У разі переведення учня до іншого навчального закладу або його відрахування в установленому порядку навчальний заклад, з якого переводиться або відраховується учень, подає не пізніше 15 числа наступного місяця відповідному структурному підрозділу дані такого учня, у тому числі місце продовження здобуття ним загальної середньої освіти (навчальний заклад).
Під час переведення учня до іншого навчального закладу до навчального закладу, з якого він переводиться, подаються:
заява батьків (одного з батьків) учня чи інших його законних представників (для учнів, які не досягли повноліття) або заява учня (для повнолітніх учнів);
письмове підтвердження або його сканована копія з іншого навчального закладу про можливість зарахування до нього відповідного учня.
Під час вибуття учня на постійне місце проживання за межі України до навчального закладу, з якого він вибуває, подаються:
заява батьків (одного з батьків) учня чи інших його законних представників (для учнів, які не досягли повноліття) або заява учня (для повнолітніх учнів);
копія або сканована копія паспорта громадянина України для виїзду за кордон, з яким перетинає державний кордон дитина, або її проїзного документа із записом про вибуття на постійне місце проживання за межі України чи відміткою про взяття на постійний консульський облік у дипломатичному представництві або консульській установі України за кордоном (для учнів, які не досягли повноліття).
12. Навчальні заклади у разі зарахування учнів, які здобували загальну середню освіту в навчальних закладах інших адміністративно-територіальних одиниць, подають не пізніше 15 числа наступного місяця з дня зарахування їх дані уповноваженому органу або його структурному підрозділу адміністративно-територіальної одиниці, на території якої розташовано навчальний заклад, у якому учень здобував загальну середню освіту.
13. У разі відсутності учнів, які не досягли повноліття, на навчальних заняттях протягом 10 робочих днів підряд з невідомих або без поважних причин навчальний заклад невідкладно надає відповідному територіальному органу Національної поліції та службі у справах дітей дані таких учнів для провадження діяльності відповідно до законодавства, пов’язаної із захистом їх прав на здобуття загальної середньої освіти.
Причини відсутності учня на навчальних заняттях підтверджуються відповідною медичною довідкою закладу охорони здоров’я або письмовим поясненням батьків (одного з батьків) учня чи інших законних представників (для учнів, які не досягли повноліття) або учня (для повнолітніх учнів), що зберігаються в його особовій справі протягом поточного навчального року.
14. Контроль за веденням обліку дітей шкільного віку в частині реалізації структурними підрозділами повноважень, визначених цим Порядком, здійснює ДIНЗ.
Контроль за веденням обліку учнів навчальними закладами здійснюють відповідні структурні підрозділи.